Pour Psychologue

Gestion des dossiers patients

Voir une courte vidéo de 3 minutes sur la création du dossier client: Regarder

Gestion de la liste d’attente

• Toutes les informations pertinentes concernant sa demande, l’urgence, sa disponibilité;
• Transfert des informations de la liste d’attente dans le dossier d’un seul clic

Rédaction des notes de suivi

Voir une courte vidéo de 02:30 minutes sur la rédaction des notes de suivi: Regarder

• La procédure d’enregistrement des notes de suivi est conforme aux exigences des ordres professionnels

Voir une courte vidéo de 01:49 minutes sur comment dicter vos notes de suivi: Regarder

• L’insertion automatique de l’identité du professionnel, de sa signature, de la date et l’heure de la rédaction;
• Fonction permettant de choisir quel titre de profession et quel n° de permis sera imprimé, lorsqu’on exerce plusieurs professions.
• Fonction permettant de conserver la note de suivi en format brouillon (note modifiable) ou en format « Note complétée » (note non modifiable);
• Possibilité d’ajouter un supplément de notes de suivi à une note terminée avec ajout automatique de la date et de la signature comme dans le réseau de la santé;
• Possibilité d’insérer des canevas ou textes prédéfinis (plusieurs canevas modifiables sont disponibles);
• Possibilité d’imprimer toutes les notes;
• Espace disponible pour les notes personnelles, imprimables;
• Espace disponible pour les commentaires d’un superviseur;
• Possibilité d’afficher la liste de toutes les séances d’un seul client (historique du suivi);
• Outil pour rédiger les communications hors thérapie avec le client ou sa famille ou un autre intervenant;
• Des espaces spécialisés pour la rédaction de notes des thérapies familiales ou pour l’art-thérapie;

Gestion des rendez-vous

• Envoi automatique du rappel de Rendez-vous;
• Agenda complet, avec affichage des rendez-vous en couleurs  par jour, par semaine, par mois et par liste;
• Coloration des rendez-vous, couleur par catégorie (statut) modifiable des rendez-vous;
• Lien interactif entre les rendez-vous et les notes de suivi;
• Espace spécialisé pour noter les communications avec le client en dehors des notes de suvi;
• Possibilité d’imprimer le calendrier selon l’affichage choisi (jour, semaine, mois, année, liste, etc.);
• Possibilité de définir d’avance les dates et les heures des séances convenues avec le client, et donc de vous planifier un horaire; exemple;
• Outil pour attestation des présences du client;
• Liste de tâches intégrée en plus de la liste d’attente;
• Tableau de bord contenant un résumé statistique de votre utilisation de BaseDPsy dont une liste de vos RDV du jour, des comptes à payer et à recevoir ;

Gestion de l’information sur le client

Information complète sur

• Le client
• Son conjoint
• Ses ascendants
• Ses enfants
• Ses diagnostics (6 types de diagnostics disponibles en menu déroulant)
• Ses contacts
• Ses références médicales
• Son employeur
• Ses études
• Espace spécialisé pour l’anamnèse incluant 5 canevas modifiables;
• Espace spécialisé pour insérer un génogramme;
• Formulaires d’évaluation des risques suicidaires et d’homicide

Voir une courte vidéo de 2 minutes sur le Formulaire d’estimation du risque de passage à l’acte suicidaire: Regarder

Gestion de la demande de services

• Formulaire d’inscription intégré imprimable;
• Conservation de vos propres formulaires d’inscription en format PDF;
• Envoi du formulaire de consentement par courriel
• Saisie et impression de la demande du client, avec un canevas et des titres de rubriques modifiables;
• Saisie et impression de l’entente thérapeutique (ou plan d’intervention) avec canevas modifiables;
• Formulaire d’autorisation de divulgation intégré imprimable;

Gestion des documents concernant le client

• Possibilité d’insérer tous les documents numérisés (scannés) ou électronique (Word, PDF, photo, vidéo, etc.) dans des porte-documents et ainsi d’éliminer complètement la tenue de dossiers-papier en parallèle;

Rédaction de rapports

• Une interface spécialisée pour la rédaction de rapports avec insertion de canevas modifiables;
• Porte-documents spécifiques
• Envoi de rapports par courriel

Gestion de dossiers particuliers

• Les dossiers de plusieurs membres d’une même famille peuvent être liés ensemble;
• Création de dossiers conjugaux;
• Possibilité d’afficher une liste de dossiers par catégories différentes;
• Possibilité de colorer les dossiers selon vos propres catégories.
• Possibilité d’exporter tout un dossier en format PDF d’un seul clic.

Gestion de vos finances

Facturation des clients

Voir une courte vidéo de 2 minutes sur la facturation: Regarder

• Facturation du client ou d’un autre débiteur d’un simple clic
• Envoi des factures ou reçus par courriel
• Tableau indiquant l’historique des factures et sommaire du compte
• Facturation du client ou d’un autre débiteur d’un simple clic
• Facturation à la pièce ou périodique
• Outils pour fournir un reçu annuel au client ou un état de compte
• Liste des comptes à recevoir;
• Liste des encaissements du jour

Facturation des débiteurs externes (P.A.E.)

• Possibilité de lier la facturation du client à un débiteur externe comme un PAE;
• Information spécifique sur chacun des mandats délivrés par les débiteurs;
• Suivi de l’évolution des mandats pour éviter de dépasser le nombre d’entrevues autorisées ou le montant autorisé;
• 13 modèles de factures disponibles pour les Débiteurs externes dont ceux exigés par les organismes : IVAC, SAAQ, CNESST, SCT;
• Porte-documents disponibles pour les documents concernant ces débiteurs;

Enregistrement des dépenses

• Système complet d’enregistrement des dépenses, incluant les dépenses périodiques comme le loyer;
• Liste des comptes à payer
• Possibilité d’enregistrer les acomptes et les paiements partiels
• Porte-document pour les factures
• Possibilité d’enregistrer les fournisseurs réguliers
• Liste des dépenses avec tri par date et poste budgétaire

Production de bilan annuel et de rapports financiers

• 18 rapports prédéfinis concernant vos revenus;
• Les rapports concernant vos revenus permettent d’analyser l’évolution de vos affaires en plus de produire les rapports à fournir à votre comptable;
• 7 rapports prédéfinis concernant vos dépenses;
• 2 rapports prédéfinis concernant les taxes payées et perçue.

 

Gestion des résultats

Évaluation des résultats

Des outils permettant à une organisation ou un professionnel

• Obtenir un rapport statistique sur les principaux motifs de consultation ou de fermeture de dossiers;
• D’identifier sa clientèle cible;
• D’évaluer la productivité par année, par département, par professionnel, par catégorie de services;
• De comparer des résultats aux cibles en fonction de certains critères;
• Comparaison des revenus annuels selon certains critères : employés, site de rencontre, référants, etc.
• Comparaison des dépenses annuelles par postes budgétaires.

Outils de recherche

• De connaître le profil de la clientèle desservie;
• De rechercher les thèmes de rencontres par mots clefs;
• De rechercher la fréquence de différents thèmes ou mots clefs.

 

Gestion de services de groupe

Création de dossiers spécialisés pour le groupe

Gestion méthodologique

• Description de la méthodologie
• Planification des rencontres
• Conservation des documents techniques

Gestion des rencontres

• Inscriptions des participants simplifiée
• Statistiques sur la participation
• Rédaction des notes sur la rencontre
• Rédaction de notes sur le comportement des participants;
• Conservation des documents distribués aux participants;
• Historique des rencontres

 

Gestion de vos contrats institutionnels

Cette section vous permet de gérer des services autres que la clinique individuelle; par exemple les services de formation que vous pourriez donner sous forme d’enseignement, de conférence, de supervision; ou encore des services de sous-traitance, de location de locaux, etc.

Gestion de l’information sur le client

• Description de l’organisation
• Information sur le représentant et la direction
• Porte-documents spécifiques

Gestion des communications

• Conservation des communications avec l’organisation et ses représentants

Gestion des mandats

• Description et conservation des différents mandats délivrés par l’organisation
• Définition de votre plan d’action
• Porte-documents spécifiques à chaque mandat

Rédaction des notes d’activités

• Rédaction des notes avec ou sans canevas sur l’activité;
• Espace spécifique pour la rédaction de notes personnelles;
• Historique des rencontres
• Planification des activités
• Porte-documents spécifiques à chaque activité

Personnaliser l’utilisation du logiciel

Enregistrer son profil

• Titre professionnel;
• Coordonnées;
• Signature électronique;
• Logo;
• Outils d’impression d’étiquettes d’envoi.

Choix de modèle de factures

• Choix de format de caractère;
• 6 choix de format de factures;
• 3 modèles de reçus;

Choix de modèle de rapport

• 3 modèles de rapports

Création de canevas de rédaction

• 12 canevas prédéfinis disponibles;
• Outils pour la création de canevas personnalisés.

Menus déroulants

• Toutes les listes inclues dans les menus déroulant peuvent être modifiées, incluant les diagnostics pré-listés.
• Définir des valeurs par défaut à certaines rubriques utilisées fréquemment

Finance

• Définir un tarif par défaut;
• Des choix d’affichage
• Choix concernant les taxes

Options générales

• Choix de la page d’ouverture par défaut;
• Options pour masquer les sections non utilisées (Groupe, Institution, Finance, Agenda);
• Choix concernant la date, la durée et l’heure de la rédaction;

Options internationales

• Format de N° de téléphone
• Format d’adresse
• Symbole monétaire
• Langue (Français, Anglais, Espagnol, Italien)

Ajouts sur demande

• Il est possible d’ajouter des fonctions et des rubriques de données pour répondre à des besoins particuliers.  Mais BaseDPsy est tellement complet qu’il est très rare que les besoins particuliers des cliniques ne soient pas déjà remplis par ce qui existe.

Comparaison avec la concurrence

BaseDPsy contient des outils exclusifs que les autres ne vous offrent pas;

• Par exemple: des formulaires d’évaluation de risques (suicide, homicide),
• La création de génogramme, une section complète pour les services de groupe,
• Le remplissage automatique de formulaires de débiteurs externes comme CNESST, IVAC, SAAQ, SCT, etc.
• Une section complète pour la gestion de vos finances incluant vos dépenses, donc pas juste la facturation,
• 6 catégories de diagnostics incluant la Classification Internationale des maladies (CIM),
• etc..

BaseDPsy offre plus de sécurité qu’un logiciel Web (nuagique);

• Parce que les pirates ne peuvent pas se connecter à votre base de données avec un navigateur web, lequel est la principale porte d’entrée des hackers.

 

BaseDPsy est le seul sur le marché que vous pouvez faire modifier,

• Donc vous pouvez demander de l’adapter spécifiquement à vos besoins particuliers. D’ailleurs plusieurs organisations en profitent présentement.

 

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Deplus, depuis quelques années, des concurrents tentent de surpasser BaseDPsy…Méfiez-vous de ceux qui vous invitent à vous contenter de moins

En vous invitant à analyser vos besoins actuels…Car vos besoins peuvent évoluer avec le temps.

Si BaseDPsy peut répondre à tous vos besoins actuels et futurs…c’est parce que, régulièrement depuis plus de 20 ans, il consulte, reçoit et ajoute les fonctions suggérées par plusieurs centaines d’utilisateurs

Si vous comparez avec un logiciel de type web, comme c’est majoritairement le cas

Le logiciel de type web est un logiciel unique, donc il conserve les données de tous les clients du même fournisseur de services dans un seul logiciel; Mais avec BaseDPsy il y a un logiciel pour chacun de nos clients. Donc vous avez votre logiciel à vous au lieu de partager un logiciel avec plein d’inconnus. D’où, à la fin du contrat, vous récupérer un logiciel et non un fichier texte contenant vos données pêle-mêle séparés par des virgules extraites du logiciel web.

 

La plupart des concurrents vous offrent les trois éléments de base :

1. La tenue de dossiers

2. La facturation

3. L’agenda

Vous pourriez être tenté de vous dire : « cela me suffit ». Mais pourquoi limiter vos outils inutilement. Vous seriez déçu d’avoir à changer de fournisseur de services ultérieurement en constatant qu’un outil que vous souhaitez utiliser n’est pas disponible. Nous avons plusieurs clients qui en ont essayés d’autres avant d’opter pour BaseDPsy.

 

Avec BaseDPsy, vous obtenez beaucoup plus d’outils qui vous permettront de gérer tous les aspects de votre clinique :

Plusieurs exclusivités dont: Disponibilité des Formulaires d’estimation du risque suicidaire et du risque d’homicide

1. Gestion financière complète (Dépenses, Revenus, Bilan annuel, Taxation, rapports pour le comptable, Reçu annuel pour votre client, etc.;

2. Gestion des mandats des débiteurs externes, avec factures selon les modèles IVAC, CNESST, SAAQ, etc ;

3. Prise de notes sur les communications avec l’environnement de votre client (parents, professeurs, intervenant social, psychoéducateur, etc.);

4. Outils pour la gestion de différentes catégories de clientèle (Adulte, enfant, couple, famille, groupe, institution, services généraux, etc.);

5. Possibilité de regrouper des dossiers (familiaux, conjugaux);

6. Disponibilité d’outils spécialisés pour différentes formes d’intervention (individuelle, groupe, supervision, intervention communautaire, formation, enseignement, intervention institutionnelle, etc);

7. Gestion complète de l’information sur le client incluant les différents diagnostics,

8. Partage de l’accès à vos dossiers et notes avec un superviseur ou une assistante administrative;

9. Gestion de la liste d’attente avec différents critères de priorisation;

10. Analyse des sources de référence (afin d’augmenter votre clientèle);

11. Analyse de votre productivité et de votre performance (plus de 50 rapports statistiques préprogrammés).